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Reglamento de Congresos SETLA
Índice
Artículo 1: Justificación y fines del Congreso
Artículo 2: Elección de la Sede y Presidente del Congreso
Artículo 3: Organización del Congreso y funciones del Presidente y del Comité Organizador
Artículo 4: De la Comisión Técnica Asesora de Congresos
Artículo 5: Actividades Científicas del Congreso
Artículo 5: Estructura del congreso:
Artículo 6: De las Comunicaciones Libres
Artículo 7: De la Selección de Comunicaciones Libres
Artículo 8: Asamblea General Ordinaria
Artículo 9: Participantes en el Congreso
Artículo 10: Gestión económica de los congresos
Artículo 11: Comité de Honor
Artículo 12. Del Comité Científico
Artículo 13. Premios científicos
Artículo 14. Modificación del Reglamento
Disposición final
a) SETLA promoverá la celebración de 1 congreso anual, que se celebrará
preferentemente en el 4º trimestre del año.
b) Las características del congreso están reguladas por el Reglamento de
Congresos, el cual podrá someterse a modificaciones cuando así lo requieran
las circunstancias o las necesidades y deseos de la Sociedad.
c) La
calidad de los congresos de SETLA se medirá por el interés de las comunicaciones
científicas y la discusión.
d) La finalidad del congreso de SETLA es la actualización en el
conocimiento científico, a través de la exposición de los resultados de
investigación y experiencias clínicas y su discusión, así como fomentar las
relaciones interpersonales en un ambiente de compañerismo y cordialidad entre
los socios.
e) La organización de un congreso nacional implica la obtención de
recursos económicos que no son ilimitados, y que finalmente repercuten en el
gasto del sistema sanitario. Dado
que la finalidad del congreso es la actualización científica y el intercambio
de experiencias, la organización de los congresos tendrá presente el principio
de austeridad, entendida como el empleo proporcionado de los recursos económicos
propios y ajenos necesarios, de modo que se garantice la calidad científica y
la celebración de un evento digno, y se evite el derroche de medios, en
especial cuanto estos aporten únicamente mayor ostentación.
f) La Junta Directiva de SETLA y los órganos implicados en la organización
de congresos descritos a continuación velarán por el cumplimiento de estos
principios que son considerados una aportación al bien de la comunidad científica
y de la sociedad.
a) La organización del congreso se encargará al miembro numerario cuya
candidatura resulte más votada por la Asamblea General, entre todas aquellas
presentadas en forma y plazo.
b) El ponente de la candidatura será el Presidente del Congreso.
c) Las candidaturas deberán ser presentadas a la Junta Directiva en un
plazo que expira 30 días antes de la fecha de la Asamblea General Ordinaria. La
presentación de candidaturas se llevará a cabo a través de la página web de
SETLA www.setla.org.
d) Con objeto de facilitar la previsión de reservas por parte de los
organizadores, la elección de Sede se hará salvo razones de fuerza mayor con
dos años congresuales de antelación (entendiendo que tal periodo corresponde
al que media entre un Congreso Anual y el sucesivo) respecto a la celebración
del Congreso.
e) En caso de no haberse presentado ninguna candidatura en forma y plazo, la
Junta Directiva propondrá una candidatura de Presidente y Sede.
a) SETLA podrá decidir la
designación de una empresa del sector como secretaría técnica oficial por un
plazo de entre 2 y 4 años, en los términos que se establezca oportunamente. En
este caso, el comité organizador tendrá la obligación de encomendar a dicha
empresa las tareas de secretaría técnica del congreso.
b) El Presidente del Comité Organizador del Congreso se encargará de
facilitar a la Junta Directiva de SETLA el material en soporte digital necesario
para confeccionar la información del Congreso en la página web de SETLA. La página
oficial del congreso se alojará en www.setla.org
y su gestión será competencia de la Junta Directiva con la colaboración del
Presidente del Comité Organizador del Congreso. Tras la conclusión del
congreso, facilitará a la Junta Directiva una memoria del congreso en la que se
recojan sus aspectos más relevantes (científicos, organizativos y económicos),
con una copia en formato digital.
c) La inscripción al congreso y el envío de resúmenes se llevará a cabo
a través de la página web de SETLA www.setla.org.
De este modo, se facilitará la actualización por parte de SETLA del fichero
actualizado de miembros y asistentes a sus actividades y será posible el
mantenimiento de una base de datos documental con todas las comunicaciones
libres realizadas en sus congresos. En caso de que se realicen inscripciones por
otros medios (carta, fax, etc), el Comité Organizador o la empresa encargada de
la secretaría técnica volcarán simultáneamente los datos en la página de
inscripciones a congresos de SETLA.. EL Comité Organizador facilitará el
acceso a la información del congreso a través de Internet, en línea con la
estrategia de SETLA de favorecer el acceso a la mayor cantidad posible de
información y trámites relacionados con la Sociedad en Internet. En ese
sentido, dispondrá lo necesario para que sea posible facilitar
a través de Internet el acceso a:
-
Programa
científico completo (preliminar y definitivo)
-
Inscripción
electrónica y descarga de boletín de inscripción
-
Reserva de
alojamiento y billetes (a través de correo electrónico)
-
Envío de
resúmenes y descarga de formularios para envío de resúmenes y recomendaciones
para autores.
-
Información
genérica sobre la sede del congreso y programa social
d)
El
Presidente del Comité Organizador tendrá a disposición de la Comisión Técnica
Asesora de Congresos el detalle de la contabilidad del congreso. La Comisión Técnica
Asesora de Congresos supervisará la adecuación de los gastos e ingresos a los
objetivos de SETLA y al reglamento,
y en especial, de lo previsto en su artículo primero. En caso de discrepancia
de criterio entre el Comité Organizador y la Comisión Técnica Asesora de
Congresos, la Junta Directiva será la encargada de resorverla.
e)
El
Presidente del Comité Organizador dispondrá lo preciso para que se garantice
el respeto a la propiedad intelectual de los ponentes. Específicamente dará
instrucciones para que los archivos de presentaciones, vídeo y otro material
iconográfico aportado por los ponentes no sea transmitido a terceras personas
ni utilizado sin permiso de los autores para fines diferentes que su presentación
en el Congreso. Como norma, las copias realizadas para la presentación de
comunicaciones serán borradas de forma permanente al concluir el Congreso. Como
única excepción, y por razones de interés científico, SETLA podrá solicitar
a los autores permiso para difundir a través de su página web la totalidad o
parte del material científico presentado en el Congreso.
f)
El
Presidente del Comité Organizador colaborará con el responsable de Docencia de
SETLA en la elaboración de una Monografía que recoja el contenido de las
intervenciones científicas al Congreso. El contenido de esta Monografía podrá
estar disponible a través de la página Web de SETLA.
La
Junta Directiva creará una Comisión Técnica Asesora de Congresos, que
presidida por el presidente o vicepresidente de la sociedad, velará por la
adecuada gestión y organización del congreso.
Las
funciones de la Comisión Técnica Asesora de Congresos son:
-
Colaborar
con el Presidente del Comité Organizador en
la preparación del Congreso, con el fin de que se mantenga una unidad de
estilo, medios y fines en los congresos de SETLA
-
Velar por
el cumplimiento del presente reglamento
-
Informar al
presidente de SETLA sobre la marcha de la organización del congreso, incluyendo
la gestión económica del mismo.
-
Advertir a
la junta directiva de SETLA en caso de que exista riesgo de déficit económico
en el congreso, con el fin de que la junta directiva lleve a cabo las acciones oportunas.
-
Autorizar
la invitación de ponentes ajenos a la Sociedad.
Sus
miembros serán designados por el Presidente de SETLA. Serán miembros natos de
la Comisión el Presidente del Comité Organizador y el responsable de Docencia
en la Junta Directiva de SETLA.
En el
Congreso anual, las actividades científicas se organizarán en forma de mesas
redondas y comunicaciones libres. Previo consenso del comité científico y
comisión técnica asesora de congresos, podrán incluirse otras actividades.
Las
Mesas Redondas
son sesiones científicas dedicadas a la actualización y discusión de un tema
de interés en el ámbito de la Traumatología laboral. Incluirá conocimientos
básicos y prácticos de interés para aquellos médicos y socios de SETLA que
realizan el primer escalón de atención a pacientes laborales.
Cada
Congreso incluirá dos Mesas Redondas, que constituirán los temas oficiales del
congreso.
La
selección de las Mesas Redondas y Tema Oficial de Comunicaciones Libres se
llevará a cabo como sigue:
-
Primera Mesa Redonda. Será propuesta por el Socio que presenta la candidatura para la
organización del congreso. En caso de ser elegida la candidatura, la mesa
redonda propuesta resultará también elegida, quedando encargado el socio que
la propone (Presidente del Comité Organizador) de la organización de dicha
mesa. Cuando la candidatura de sede no sea acompañada de una propuesta de Mesa
Redonda Oficial, la Junta Directiva
de SETLA, designará Tema y Organizador de la misma, oídas las propuestas del
responsable de Docencia de SETLA.
-
Segunda Mesa Redonda. Será elegida por mayoría simple en la Asamblea de la Sociedad entre
las propuestas realizadas por los socios en forma y plazo. El socio que propone
la mesa que resulte elegida será el encargado de su organización.
-
Tema Oficial para Comunicaciones Libres.
Será designado por la Junta Directiva de SETLA, , oídas las propuestas del
responsable de Docencia de SETLA.
El
programa, tanto en los tiempos asignados, lista de participantes, contenidos y
modalidades de presentación será supervisado por el Comité Científico del
Congreso
Las
propuestas de mesa redonda oficial serán mediante el formulario disponible en
www.setla.org, en un plazo que concluye 30 días antes de la celebración de la
Asamblea General Ordinaria. Todas las Mesas Redondas Oficiales deben prever un
tiempo de discusión de al menos 30'
La
estructura y duración tipo de los congresos de SETLA será la siguiente:
Viernes
mañana:
9.00-11.30.
I Mesa redonda oficial (propuesta por la organización del congreso)
12-13-30.
Comunicaciones libres I
(7
comunicaciones de 8 minutos + 4 minutos de discusión por cada comunicación,
que se llevará a cabo preferiblemente después de cada comunicación)
Viernes
tarde:
16.00-17-30
Comunicaciones libres II
(7
comunicaciones de 8 minutos + 4 minutos de discusión por cada comunicación,
que se llevará a cabo preferiblemente después de cada comunicación)
18.00
Asamblea
Sábado
mañana:
9.00-10.30.
Comunicaciones libres sobre el Tema Oficial (III)
(7
comunicaciones de 8 minutos + 4 minutos de discusión por cada comunicación,
que se llevará a cabo preferiblemente después de cada comunicación)
con
tema
11-13-30.
II Mesa redonda oficial (propuesta por los socios y elegida en la asamblea)
13.30.
Entrega de premios científicos y clausura
Cada
Mesa Redonda Oficial y de Comunicaciones Libres tendrá un Presidente y un
Moderador que serán designados por el Comité
Organizador.
Salvo
razones de fuerza mayor, no se modificará esta estructura de congreso. Estas
modificaciones, en todo caso ocurrirán previo acuerdo del comité organizador,
comité científico y comisión técnica asesora,
Las
comunicaciones libres se presentarán en forma de un resumen estructurado que
será accesible en la página web de SETLA www.setla.org.
El envío de comunicaciones se realizará a través de la página Web de SETLA www.setla.org)
dentro del plazo fijado en los anuncios del congreso y en la web de SETLA. El
comité científico decidirá la pertinencia de su inclusión en el programa
científico definitivo, comunicando en cualquier caso su decisión a los
interesados.
Para
la presentación de la comunicación, el ponente de la misma debe estar inscrito
en el congreso.
En
caso de que el autor de una comunicación no se presente a su lectura sin una
causa justificada, quedará excluido para presentar otra en el siguiente
congreso.
El
comité científico velará por
la calidad del programa científico del congreso.
La selección de las comunicaciones libres se regirá por los principios
de calidad y equidad.
El
Comité Científico podrá decidir la modalidad de presentación de las
Comunicaciones Libres, bien como Comunicación Oral o bien como Póster.
Será potestativo del comité organizador exigir la presentación por
escrito de la ponencia o comunicación con la debida antelació
El
Comité Científico seguirá las siguientes normas de selección de
Comunicaciones:
1. La secretaría técnica presentará al CC el texto del resumen de las
comunicaciones identificado por un número de serie, sin que en ellas aparezcan
datos sobre los autores o centro hospitalario.
2. Un mínimo de 3 miembros del comité científico evaluarán todas las
comunicaciones libres presentadas para su selección.
3. En ningún caso se aceptarán resúmenes no estructurados ni aquellos de
cuya lectura se deduzca que el estudio científico está planeado pero no
llevado a cabo. Los resultados y las conclusiones deben reflejar los hallazgos
obtenidos del estudio y no los hallazgos que los investigadores esperan obtener
del estudio.
4. En caso de que el número de comunicaciones libres presentadas no permita
completar las sesiones previstas con comunicaciones de calidad adecuada, el
comité científico remitirá a los autores recomendaciones para mejorar la
calidad de las comunicaciones enviadas y establecerá un plazo para su
reevaluación. En caso de no alcanzar en ésta un nivel adecuado de calidad, las
comunicaciones serán rechazadas.
5. El comité científico utilizará un modelo de evaluación de
comunicaciones único, que será facilitado por la Comisión de Docencia de
SETLA.
Durante
el congreso se reservará el tiempo necesario para la celebración de la
asamblea general ordinaria o extraordinaria de la sociedad y para las
deliberaciones del jurado calificador de los premios científicos.
El horario será propuesto por la junta directiva.
Los
asistentes al congreso podrán ser miembros de la SETLA o no miembros de la
SETLA. En cualquier caso, para participar en el congreso deberán abonar la
cuota de inscripción que fije el comité organizador. Existirá una cuota
reducida para miembros de SETLA y médicos residentes.
Los
ponentes, moderadores y presidentes de las mesas y sesiones científicas deben
ser miembros de SETLA. Excepcionalmente, la Comisión Técnica Asesora de
Congresos, y por razones de interés científico podrá autorizar la invitación
de ponentes que no sean miembros de SETLA.
El
superávit que pueda producirse en el balance del congreso pasará a incrementar
la tesorería de la Sociedad. En ningún caso, la sociedad asumirá un déficit
o responsabilidad subsidiaria. La junta directiva, previa presentación de un
estudio económico por el comité organizador podrá adelantar una cantidad a
cuenta para gastos iniciales. Dicha cantidad deberá ser reembolsada al
finalizar el mismo.
En
el comité de Honor debe figurar el presidente de SETLA en representación de la
misma.
Estará
compuesto por los siguientes miembros:
1.
Presidente SETLA. El presidente de SETLA podrá delegar su función en
una persona de su confianza.
2.
Responsable de Docencia en la Junta Directiva de SETLA
3.
Otro miembro de la Sociedad designado por la Junta Directiva (miembro o
no de ésta)
4.
Presidente del Congreso
5.
Dos miembros de SETLA elegidos por el Presidente del Congreso
Cuando
no exista acuerdo unánime en las decisiones del comité científico, se
resolverá por votación. En caso de empate, el presidente de SETLA tendrá voto
de calidad. En caso de que el presidente de SETLA delegue sus funciones en otra
persona, el voto de calidad recaerá en el responsable de Docencia en la Junta
Directiva de SETLA.
SETLA
dotará un Premio Anual a la mejor Comunicación Libre. El premio consistirá en un diploma acreditativo y
1000 Euros. Además, SETLA podrá dotar dos accésits a Comunicaciones Libres de
500 Euros. La junta directiva podrá acordar destinar uno de los accésits a las
comunicaciones presentadas como Pósters. La convocatoria de premios y sus bases
se realizará en la página web de SETLA (www.setla.org) y en los anuncios de programa del congreso. Salvo
excepciones aprobadas por la Junta Directiva, no se otorgarán otros premios en
los Congresos de SETLA.
El
Jurado evaluador de los premios estará formado por los miembros del comité
científico del Congreso. Se considerará constituido cuando estén presentes 3
de sus miembros , siendo precisa la participación de la persona que ostenta el
voto de calidad en el comité.
Las
modificaciones de este reglamento se llevarán a cabo previa aprobación por la
Asamblea General Ordinaria de SETLA. La modificación propuesta deberá haber
sido incluida en el orden del día de la Asamblea.
La
junta directiva de la SETLA, como máxima representante de la sociedad entre
asambleas es reconocida como capaz de interpretar el presente reglamento y de
decidir sobre las discrepancias que en su interpretación puedan producirse.
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